Met een CSV-import voeg je in één keer alle leerlingen en docenten toe aan Numo, zonder ze handmatig aan te hoeven maken. Ideaal aan het begin van het schooljaar of wanneer je geen directe koppeling met je leerlingadministratiesysteem gebruikt.
In dit artikel lees je hoe je het bestand voorbereidt, hoe je de import uitvoert en welke instellingen je kiest bij de start van het nieuwe schooljaar.
Wat heb je nodig?
Een beheerder-account in Numo.
Het standaard Numo-inleesbestand (download het via numo.nl/inleesbestand).
De leerlinggegevens uit je leerlingadministratiesysteem of handmatig verzameld.
Een CSV-bestand is een speciaal bestandstype dat in Excel gemaakt wordt.
CSV-bestand voorbereiden
Download het standaard inleesbestand via numo.nl/inleesbestand en open het in Excel.
Bekijk het tabblad Opleidingen (onderin). Kopieer de exacte benaming uit kolom B voor jouw school.
Vul de gegevens van de leerlingen en docenten in of plak ze vanuit een export van je leerlingadministratiesysteem. Gebruik de onderstaande tabel als controle.
Sla het bestand op als CSV (gescheiden door lijstscheidingsteken).
Kolom | Verplicht? | Toelichting |
Achternaam | ja |
|
Voornaam | ja |
|
Tussenvoegsel | nee |
|
Gebruikersnaam | ja | Gebruik het unieke leerlingnummer. |
Wachtwoord | ja* | Minimaal één van beide (wachtwoord of e-mailadres) moet ingevuld zijn. |
Rol | nee | Vul Docent in voor collega's. Laat leeg (of vul Leerling in) voor leerlingen. |
Klas | ja | De klas wordt in Numo automatisch aangemaakt of aangevuld. |
Opleiding | ja | Gebruik de exacte benaming uit het tabblad "Opleidingen". |
ja* | Minimaal één van beide (wachtwoord of e-mailadres) moet ingevuld zijn. |
* Vul wachtwoord of e-mailadres in - of allebei.
CSV-bestand importeren in Numo
De import is vakonafhankelijk. Je hoeft dit dus maar één keer te doen voor de hele school.
Log in Numo in als beheerder, klik op een willekeurig vak en ga bovenin naar het tabblad TOOLS.
Klik in het linker menu op IMPORTEREN.
Klik op de knop KIES CSV BESTAND en selecteer je opgeslagen CSV-bestand.
Kolommen koppelen: Numo matcht jouw kolommen automatisch aan de Numo-velden. Controleer dit en pas aan waar nodig via de dropdown-lijsten.
Vervolgacties kiezen: Vink onderaan de pagina de juiste opties aan op basis van jouw situatie (zie tabellen hieronder).
Klik op VERDER.
Controleer de VOORBEELD NUMO GEBRUIKERSLIJST. Klopt het overzicht? Klik op IMPORTEER.
Wacht op de resultaatmelding en klik op SLUITEN. Controleer de klassen eventueel via het tabblad OVERZICHTEN.
Situatie | Welke opties aanvinken |
Eerste keer gebruikers inlezen | Alleen: Voeg nieuwe account(s) toe |
Gedurende het jaar bijwerken | Voeg nieuwe account(s) toe en Werk nieuwe accounts bij. Optioneel: Archiveer. |
Numo-omgeving volledig bijwerken (bijv. begin schooljaar) | Alle drie de opties aanvinken |
Het is raadzaam om dit bestand lokaal te bewaren om gedurende het jaar gemakkelijk wijzigingen te kunnen doorvoeren en om als basis te gebruiken voor het volgende schooljaar.
Start nieuwe schooljaar
Update je CSV-bestand voor het nieuwe schooljaar.
Vink onderaan de pagina alle drie de opties aan:
Voeg nieuwe account(s) toe | Nieuwe leerlingen en docenten worden toegevoegd. > Bijvoorbeeld nieuwe brugklassers/instroom. |
Werk account(s) bij | Bestaande accounts worden bijgewerkt (Numo controleert op gebruikersnaam). > Leerlingen die overgaan naar een nieuw leerjaar/klas worden bijgewerkt. |
Archiveer account(s) | Leerlingen die niet meer in het bestand voorkomen, worden gearchiveerd. > De accounts worden inactief en leerlingen kunnen niet meer inloggen. Archiveren via deze weg doe je alleen als je alle leerlingen van de school tegelijk importeert. |
Let op: docenten worden bij een import wel toegevoegd en bijgewerkt, maar niet automatisch gearchiveerd. Dat doe je later handmatig via TOOLS | GEBRUIKERS. Zie Gebruikers archiveren en/of verwijderen voor meer informatie.
Leerlingen kunnen pas aan de slag met Numo zodra er een leerplan opengezet is of taken klaargezet zijn.
Foutmelding speciale tekens
Foutmelding speciale tekens
Zie je een foutmelding die aangeeft dat er speciale tekens voorkomen? Dat komt doordat het bestand niet is opgeslagen met de juiste tekencodering (UTF-8). Er zijn twee manieren om dit op te lossen:
Optie 1: codering aanpassen via Kladblok (Windows)
Open Kladblok (Notepad) in Windows.
Klik op Bestand > Openen en open het opgeslagen CSV-bestand.
Vervang eventuele foutieve tekens door de juiste letters met accent.
Klik op Bestand > Opslaan als.
Controleer het veld Codering. Staat daar ANSI? Wijzig dit naar UTF-8.
Klik op Opslaan. Het bestand is nu geconverteerd en kan correct worden ingelezen in Numo.
Optie 2: speciale tekens verwijderen via Excel
Open het CSV-bestand in Excel.
Vervang de speciale tekens door letters zonder accent.
Sla het bestand op en importeer het opnieuw in Numo.
Pas na het importeren de namen handmatig aan via TOOLS | GEBRUIKERS. Voeg daar de juiste accenten weer toe.
Numo is een leermiddel van Kurve. Neem voor vragen contact op met [email protected] of bel +31 297 523 159.