Importeer leerlingen en docenten rechtstreeks vanuit Magister in Numo. Zo hoef je niemand handmatig aan te maken en houd je de gebruikersgegevens gemakkelijk up-to-date.
Twee manieren om te importeren
Optie | Werkwijze | Wanneer gebruik je dit? |
A - Directe koppeling | Magister wordt gekoppeld aan Numo via UWLR en een webservice. Gebruikersgegevens worden direct opgehaald. | Je wilt de hele school of meerdere klassen importeren en gegevens eenvoudig kunnen bijwerken. |
B - Handmatige export | Je exporteert gebruikersgegevens uit Magister Desktop, bewerkt het bestand in Excel en importeert het als CSV in Numo. | Je werkt met een kleine selectie leerlingen en wilt alleen die gegevens in Numo. |
Beide opties ondersteunen Single Sign-on (SSO) via Entree van Kennisnet. Zie Single Sign-on (SSO) activeren en inloggen met SSO.
Optie A - Directe koppeling met Magister
Optie A - Directe koppeling met Magister
Met de directe koppeling haal je gebruikersgegevens van de hele school of meerdere klassen op vanuit Magister. Nieuwe leerlingen, vertrekkende leerlingen en leerlingen die van klas of niveau wisselen werk je in een paar klikken bij.
Hieronder doorloop je vier stappen: consent geven, de webservice activeren, allowlisting aanvragen en tot slot importeren in Numo.
Stap 1 - Consent geven in Magister
Het consent geven gebeurt via de procedure Toegang verlenen tot derden. De handleiding voor de school staat op ‘hetserc’.
Log in als superbeheerder op accounts.magister.net/admin.
Kies je school en log in.
Zet op de landingspagina het schuifje aan bij Numo UWLR smalle set.
De UWLR smalle set bevat geen doelgroepgegevens (opleiding en leerjaar). Daardoor kan Numo het leerplan nog niet instellen. Om die gegevens alsnog te ontvangen, activeer je in de volgende stap de webservice.
Stap 2 - Magister-webservice activeren
Stuur een e-mail naar [email protected] met je schoolnaam, BRIN-nummer en schooldomein (het gedeelte vóór '.swp.nl' in je Magister-URL). Je ontvangt van Kurve de query voor de webservice.
Start Decibel in Magister Desktop. Klik op het Magister Desktop-logo → Onderhoud → Decibel. Log in met het dagwachtwoord.
Klik op Batch → Laden en selecteer de query die je van Kurve hebt ontvangen.
Klik op Uitvoeren. Sluit Decibel.
Ga in Magister naar Beheer → Webservices → Gebruikers. Controleer of Kurve tussen de gebruikers staat.
Klik op Wachtwoord. Er wordt een wachtwoord gegenereerd.
Mail dit wachtwoord naar [email protected] samen met je schoolnaam. Kopieer en plak het wachtwoord zodat er geen typefouten insluipen.
Controleer in de tabbladen Services en Lijsten of de juiste velden zijn geselecteerd.
Stap 3 - Allowlisting aanvragen
Open het ticketsysteem van Magister.
Kies de categorie Allowlisting IP-adressen.
Kies bij Gewenste actie voor Toevoegen.
Laat het veld IP-adressen leeg; Magister is al op de hoogte van de benodigde adressen. Noteer in het veld "voor Numo".
Vink Voor webservice aan en dien het ticket in.
Wacht op de bevestiging van Magister.
Stap 4 - Importeren in Numo
Controleer voordat je begint of aan alle voorwaarden is voldaan.
Checklist vóór de import
Consent is gegeven in Magister (stap 1).
De webservice is actief en het wachtwoord is naar Kurve gestuurd (stap 2).
Allowlisting is aangevraagd én bevestigd door Magister (stap 3).
Kurve heeft bevestigd dat de koppeling aan de kant van Numo is geactiveerd.
De import uitvoeren
Ga in Numo naar TOOLS | IMPORTEREN en kies MAGISTER IMPORT.
Maak een selectie van klassen en docenten.
Kies vervolgens welke acties je wilt uitvoeren: nieuwe accounts toevoegen, accounts bijwerken en/of accounts archiveren.
Klik op VERDER.
Klassenselectie
Je ziet alle klassen die Magister aanbiedt. Een klas kleurt blauw als er nieuwe leerlingen in zitten. Vink de klassen aan die je wilt importeren.
Wil je weten welke leerlingen nieuw zijn? Typ de klasnaam in het zoekveld en bekijk de blauw gemarkeerde namen. De teller bij Voeg nieuwe accounts toe toont hoeveel nieuwe leerlingen er zijn.
Bijgewerkte leerlingen worden niet blauw getoond. Klik op Werk x accounts bij om hun gegevens te updaten.
Is er een compleet nieuwe klas bijgekomen? Die verschijnt blauw en is nog niet aangevinkt. Vink de klas aan, controleer het aantal bij Voeg x nieuwe accounts toe en klik op Verder.
Docentenselectie
Zoek op naam of gebruikersnaam en vink de docenten aan die je wilt toevoegen. Nieuw aangeboden docenten worden blauw getoond.
Wil je een eerder toegevoegde docent verwijderen? Vink de docent uit en klik op Archiveer 1 account.
Leerplan instellen
Leerlingen kunnen starten met Numo zodra er vaardigheden geactiveerd zijn. Lees hier hoe je het leerplan instelt: Vaardigheden activeren en het leerplan aanpassen of klik hier voor de instructievideo.
Let op: zodra een leerling een sprongtoets of een oefening in een taak start, wordt een licentie gebruikt.
Hoe loggen leerlingen in?
Wanneer je gebruikmaakt van deze importmethode, dan kun je leerlingen eenvoudig laten inloggen via Single Sign-on (SSO) van Kennisnet Entree. Bekijk hier hoe je dit instelt. Gebruik je geen SSO? Dan kunnen leerlingen zelf een wachtwoord instellen door op de inlogpagina te klikken op ‘Wachtwoord vergeten?’. Gebruik hiervoor het e-mailadres dat bekend is in Numo.
Optie B - Handmatige export uit Magister
Optie B - Handmatige export uit Magister
Kies deze optie als je met een kleine selectie leerlingen werkt. Je exporteert gegevens uit Magister Desktop, bewerkt het bestand in Excel en importeert het als CSV in Numo. Zo komen alleen de leerlingen in Numo die daadwerkelijk met het leermiddel gaan werken.
Een deelnemersexport uit Magister t.b.v. de Numo-import is een tijdelijke verwerking van persoonsgegevens en mag alleen gedaan worden door collega’s met speciale AVG-autorisatie. Verwijder alle tijdelijke CSV- en Excel-bestanden direct na een geslaagde import - dit is verplicht in het kader van de AVG.
Stap 1 - Exporteer leerlinggegevens uit Magister
Een deelnemersexport is alleen mogelijk vanuit RDP (Remote Desktop - SAAS) of vergelijkbaar. Vanuit Magister 6 is zo’n export niet mogelijk.
Log in op Magister Desktop via RDP (na Multi-Factor Authenticatie).
Ga naar Deelnemers → Deelnemers overzicht.
Het standaard deelnemersoverzicht wordt getoond:
Klik op de blauwe knop Kolommenkiezer (rechts naast Layout).
Verwijder alle kolommen die je niet nodig hebt met het rode kruisje bovenaan. Houd de volgende kolommen over:
Stamnr (leerlingnummer - gebruik je later als gebruikersnaam)
Roepnaam
Tussenv.
Achternaam
Klas
Studie (hiermee haal je later de Numo-opleidingscode op)
E-mail - deze vind je via NAW → Communicatie → E-mail. Dubbelklik om de kolom toe te voegen.
Pas de sorteervolgorde aan via de dropdown naast het rode kruisje.
Klik op Voltooien. De geselecteerde kolommen worden getoond in een nieuw overzicht.
Sla de kolomselectie op als Layout (groene knop naast Layout). Geef een herkenbare naam, zodat je dit volgend schooljaar niet opnieuw hoeft in te stellen.
Met de knop Layout kan later de selectie van deze kolommen in één keer worden opgeroepen.
Klik op Export en sla het als een Excel-bestand op in een herkenbare map.
Stap 2 - Bewerk het bestand in Excel
Open het exportbestand in Excel.
Hernoem de kolomkoppen zodat Numo ze herkent:
Stamnr → gebruikersnaam
Roepnaam → voornaam
Tussenv. → tussenvoegsel
Achternaam → achternaam
Klas → klas
Studie → opleiding
E-mail → e-mail
Voeg een kolom wachtwoord toe en genereer een initieel wachtwoord per leerling.
Voeg een kolom rol toe en vul deze met het woord leerling.
Vervang de studienamen door de Numo-opleidingscodes. Maak hiervoor een conversietabel in een apart Excel-bestand (zie het tabje Opleidingen op numo.nl/inleesbestand). Gebruik zoek/vervang of Power Query. Bewaar dit conversiebestand voor volgend schooljaar.
Wil je SSO gebruiken? Voeg dan een kolom IDGebr toe. Dit veld kan alleen een applicatiebeheerder van Magister rechtstreeks uit de database leveren. Vraag een bestand aan met de kolommen Stamnr en IDGebr en koppel deze aan de juiste leerlingen.
Zet eventuele formules om naar waarden via Speciaal plakken → Waarden.
Sla het bestand op als CSV (gescheiden door lijstscheidingsteken).
Stap 3 - Importeer het CSV-bestand in Numo
Log in als beheerder in Numo.
Ga naar TOOLS | IMPORTEREN.
Klik op Kies CSV-bestand en selecteer het bestand.
Na een geslaagde import: verwijder alle tijdelijke CSV- en Excel-bestanden met leerlinginformatie (inclusief de IDGebr-tabel) van je computer. Dit in het kader van de AVG.
Numo is een leermiddel van Kurve. Neem voor vragen contact op met [email protected] of bel +31 297 523 159.