Gebruikersgegevens importeren vanuit Magister

Gebruikersgegevens kunnen direct worden opgehaald vanuit Magister. Volg de onderstaande stappen zorgvuldig.

1) Consent geven in Magister

Consent geven kan alleen door de superbeheerder in Magister. Het consent geven gebeurt via de procedure Toegang verlenen tot derden. De handleiding voor de school staat op ‘hetserc’. Ga naar accounts.magister.net/admin, kies je school en log in. Zet op de landingspagina het schuifje om bij Numo UWLR smalle set.

Opmerking: de UWLR smalle set-koppeling bevat niet de doelgroep (opleiding en leerjaar) van de leerlingen. Hierdoor kan het leerplan in Numo nog niet ingesteld worden. Om deze gegevens alsnog te ontvangen, gebruik je de webservice van Magister (volgende stap).

2) Magister Webservice

Onderstaand vind je de stappen voor het opzetten van de webservice met Magister. Als de webservice geactiveerd is, worden specifieke gegevens van leerlingen (idGebr, ExterneId, opleidingscode, stamnr) opgehaald door Kurve voor het leermiddel Numo.

Om de koppeling tussen Magister en Numo te realiseren stuur je een mail naar [email protected] met daarin jouw schoolnaam, BRIN-nummer en het schooldomein (https://???.swp.nl, wat komt er op de plek van de vraagtekens?). Je ontvangt vervolgens van Kurve de query voor de webservice. Hierna mail je het gegenereerde wachtwoord naar Kurve.

Volg daarna de volgende stappen:

Stap 1:

Start Decibel. Klik op het Magister Desktop logo, kies dan onder ‘Onderhoud’ voor ‘Decibel’. Log vervolgens in met het bij jullie bekende dagwachtwoord.

Stap 2:

Klik op ‘Batch’, vervolgens op ‘Laden’ en selecteer de query die je van [email protected] hebt ontvangen.

Stap 3:

Kies vervolgens voor ‘Uitvoeren’. Hierna kan ‘Decibel’ afgesloten worden.

Open het volgende scherm in Magister: Beheer > Webservices > Gebruikers.

Kurve zou nu tussen de gebruikers moeten staan.

Kik op ‘Wachtwoord’. Er wordt een wachtwoord voor Kurve gegenereerd, zie de afbeelding op de volgende pagina. Mail dit wachtwoord (zodat het gekopieerd en geplakt kan worden) naar Kurve via [email protected] met daarbij de schoolnaam.

Kijk of de juiste velden zijn geselecteerd in de tabbladen ‘Services’ en ‘Lijsten’. Zie hiervoor de afbeeldingen op de volgende pagina.

3) Allowlisting

Vraag via het ticketsysteem van Magister allowlisting aan. Kies de categorie “Allowlisting IP-adressen”. Kies bij Gewenste actie voor “Toevoegen”. In het vak “IP-adressen” hoef je geen IP-nummers toe te voegen, daarvan zijn ze bij Magister al op de hoogte. Je kunt in dit vak wel “voor Numo” noteren. Vink “Voor webservice” aan en dien het ticket in. Je ontvangt van Magister een bevestiging van de allowlisting.

4) Importeren in Numo

Is het antwoord op al deze vragen JA? Ga dan in Numo naar TOOLS | IMPORTEREN en kies voor MAGISTER IMPORT.

Kies vervolgens wat je wilt doen: nieuwe accounts toevoegen, accounts bijwerken en/of accounts archiveren.

Extra toelichting

In de Voorbeeld Numo Gebruikerslijst worden alle leerlingen en medewerkers getoond die worden aangeboden vanuit Magister. De regel is blauw wanneer het een nieuwe gebruiker betreft.

Klassenselectie

Hier zie je alle klassen die aangeboden worden vanuit Magister in de import.

Docenten-selectie

Zoek aangeboden gebruiker

Het is mogelijk om in de aangeboden gebruikerslijst te zoeken op voornaam, achternaam, gebruikersnaam en klas.

Grijze “verder”-knop?

Dan zijn er 3 of meer leerlingen die al bekend zijn in Numo, maar onder een andere gebruikersnaam. Dit verschijnt in een melding boven de tabel. Er kan nu niet geïmporteerd worden. Neem contact op via [email protected] of bel 0297-523159 voor advies over de beste oplossing.

Vaardigheden activeren en het leerplan aanpassen

Leerlingen kunnen starten met Numo zodra de vaardigheden geactiveerd zijn. Het leerplan activeren/aanpassen gaat via TOOLS | LEERPLAN. Klik hier voor de instructievideo of klik hier voor het hulpdocument over het activeren en aanpassen van het leerplan.

Met het starten van een sprongtoets of een oefening in een taak wordt een licentie gebruikt.

Hoe loggen leerlingen in?

Wanneer je gebruikmaakt van deze importmethode, dan kun je dit koppelen aan Single Sign-on (SSO) via Entree van Kennisnet. Klik hier voor meer informatie hierover.

In het stappenplan hieronder wordt beschreven hoe je de juiste gebruikersgegevens uit Magister exporteert en dit omzet in een bestand dat je kunt importeren in Numo.

1) Na Multi-Factor Authenticatie (MFA) inlog in Magister RDP, kies je voor Deelnemers > Deelnemers overzicht.

Het standaard deelnemersoverzicht wordt getoond:

2) Dit standaard overzicht moet worden aangepast door het verwijderen van niet ter zake doende kolommen (velden). Gebruik hiervoor de Kolommenkiezer (de blauwe knop rechts naast Layout).

Het volgende kolomkiezer-scherm wordt getoond.

Van deze standaard kolommen hebben we de volgende kolommen nodig:

Stamnr > (leerlingnummer) evt. te gebruiken voor gebruikersnaam

Roepnaam

Tussenv.

Achternaam

Klas

Studie > hiermee kan later de Numo opleidingscode worden opgehaald

De overige niet-relevante kolommen moeten worden verwijderd. Selecteer in het rechterdeel van het scherm de velden die niet relevant zijn (het is helaas geen multi-select) en verwijder deze met het rode kruisje bovenaan. Verander direct de sorteervolgorde, door selectie van het betreffende veld en gebruik de dropdown naast het rode kruisje.

3) Voor een volledig Numo-import bestand missen we nog de kolommen:
​wachtwoord > kan evt. in Excel later worden toegevoegd
​rol > is standaard leerling en kan later ook in Excel worden toegevoegd
​e-mail > deze zit wel in Magister. Kies hiervoor in het linkerdeel van het kolomkiezer scherm NAW (klik op het plusje) > Communicatie > E-mail.
Dubbelklik op E-mail om deze kolom toe te voegen.

4) Klik daarna op voltooien en de geselecteerde kolommen worden getoond in een nieuw overzicht.

5) Om dit werk volgend schooljaar niet helemaal opnieuw te doen kan deze selectie van kolommen in een Layout worden opgeslagen. Kies hiervoor de groene knop naast Layout.

Geef deze Layout een makkelijk herkenbare naam en druk op OK.

Met de knop Layout kan later de selectie van deze kolommen in één keer worden opgeroepen.

6) Nu kan het overzicht worden geëxporteerd. Doe dit eerst naar Excel, zodat er nog aan de lijst ‘gesleuteld’ kan worden. Kies de knop Export.

Plaats het exportbestand in een eigen herkenbare folder en met een herkenbare naam.

Openen van het exportbestand in Magister is niet nodig. Daarna kan Magister evt. gesloten worden.

7) Vervolgens moet er in Excel nog het e.e.a. worden aangepast. De volgorde van de kolommen maakt niet uit, maar het is wel aan te raden om de kolomkoppen te hernoemen zodat deze makkelijk in Numo herkenbaar zijn.

Stamnr > gebruikersnaam
Roepnaam > voornaam
Tussenv. > tussenvoegsel
Achternaam > achternaam
Klas > klas
Studie > opleiding
E-mail > e-mail

8) Voeg een kolom wachtwoord toe en genereer een (initieel) wachtwoord of stel deze samen zoals dat voor de school gebruikelijk is.

9) Voeg een kolom rol toe en vul deze met het woord leerling.

10) Maak in een apart Excel-bestand een tabel met een conversie van de eigen namen van Studies naar opleidingscodes van Numo (zie numo.nl/inleesbestand > tabje Opleidingen). Deze tabel kan gebruikt worden om de studienamen te wijzigen in de opleidingscodes van Numo (automatisch via zoek/vervang of via Power Query functionaliteit). Sla dit bestand op om dit volgend schooljaar weer te kunnen gebruiken.

11) Als er via SSO in Numo moet kunnen worden ingelogd, dan is het belangrijk om een IDGebr kolom aan het export(import)bestand toe te voegen. Echter het IDGebr veld kan alleen door een applicatiebeheerder van Magister rechtstreeks uit de database worden verkregen. Vraag of deze persoon een bestand aanlevert met de kolommen Stamnr, IDGebr. Met dit bestand kan IDGebr aan de juiste leerling worden toegevoegd.

12) Dan is het Numo-importbestand klaar. Vergeet niet om evt. formules via speciaal plakken naar waarden om te zetten. Sla het Numo-importbestand als .csv bestand op (CSV gescheiden door lijstscheidingsteken).

13) Importeer het inleesbestand in Numo. Log in als Beheerder, klik op TOOLS | IMPORTEREN. Klik op de knop Kies CSV-bestand.

14) Na een geslaagde import dien je alle tijdelijke .csv / .xls(x) bestanden met leerling-informatie (dus ook de IDGebr tabel) te verwijderen in het kader van AVG.